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Crew Administrator (Crew Purser)




Description:

The language on board with the passengers is German. Therefore, an excellent knowledge of German language is compulsory as well as fluent business English. Please see German job description:

Aufgabenbereich:

- Verantwortung für den leistungs- und fachgerechten Ablauf des Crew -, Finanz- und Verwaltungsbereiches in Zusammenarbeit mit dem Chief Purser
- Verantwortung für die behördliche Klarierung von Crew und Staff
- Verantwortlich für den reibungslosen Ablauf im Bereich der Crewverwaltung incl. der damit verbundenen organisatorischen und administrativen Aufgaben (incl. Organisation Crew Welfare, Veranstaltungsplanung, Reiseorganisation Crew, Ablageorganisation, Datenverarbeitung, Implementieren einer Verwaltungsroutine).
- Kontrolle und Durchsetzung der Qualitätsstandards im Verantwortungsbereich
- Enge Zusammenarbeit mit dem General Manager, inklusive regelmäßiger Berichterstattung; umgehende Behandlung (und schriftliche Meldung) von Konflikten und Störungen im Arbeitsablauf
- Aktive Umsetzung der Produktphilosophie in Bezug auf den Hotelbetrieb
- Ansprechpartner für Crew und Staff bei Problemen / Beschwerden im Finanz- und Verwaltungsbereich Crew
- Implementieren, Anleiten und Bereitstellen von Logs und Checklisten gemäß Vorgabe; regelmäßige Kontrolle
- Stetige Optimierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und Standards, auch Zuarbeiten zu Handbüchern und Richtlinien
- Kontrolle der Einhaltung von Sicherheits-, Umwelt- und Hygienerichtlinien (USPH/HACCP, ISM/&ISO, SQM, TUIC Servicestandards) im Verantwortungsbereich
- Meldung und Bearbeitung relevanter Vorkommnisse
- Einsatzplanung der Mitarbeiter
- Allgemeine Büroarbeiten verschiedenster Art nach Vorgabe; Datenverwaltung, Ablagesystem, Zuständigkeiten festlegen
- Kontrolle, erstellen, prüfen und weiterleiten von Hotelstorebestellungen für den Arbeitsbereich nach vorgegebenen Budgets und sonstiger Vorgaben
- Überprüfung und Kontrolle von Warenverschiebungen und Bestellvorgängen im Verantwortungsbereich
- Planung, Durchführung, Kontrolle und Auswertung von abteilungsinternen Inventuren
Führen eines Reiseberichts gemäß Vorgabe

Requirements:

Qualifikation / Erfahrung:

- Qualifizierte Ausbildung im kaufmännischen oder Peronalbereich im Hotelgewerbe
- Mehrjährige Erfahrung im Rezeptions- oder Personalbereich, wenn möglich an Bord eines Kreuzfahrtschiffes
- Ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis
- Budgetsicheres Arbeiten, Fähigkeit zur Darstellung sowie Analyse von wirtschaftlichen Zielvorgaben
- Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (Wort + Schrift)
- Hohe Dienstleistungsbereitschaft gegenüber Mitarbeitern
- Erfahrung im Beschwerdemanagement
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, FIDELIO, Fidelio Cruise, Micros)
- Gute Allgemeinbildung

Anforderungsmerkmale:

- Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Organisatorische Fähigkeiten und Sensibilität
- Integre Vertrauensperson
- Sicheres und souveränes Auftreten, gute Umgangsformen
- Kosten- und Qualitätsbewusstsein
- Kommunikationsstärke
- Teamplayer
- Belastbarkeit
- Fähigkeit zur Mitarbeitermotivation

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